Megvalósítási folyamat lépései

• A vállalat jobb jövedelmi helyzetének a költségcsökkentési vagy bevételnövekedési potenciállal rendelkező területek, tevékenységek és folyamatok feltárása és a hatékonyabb működésükhöz való információs és elemzési igények felmérése.
• Az elemzési célok szempontjából releváns adatforrások azonosítása (ERP, CRM stb.), valamint ezen rendszerekben meglévő adatok tartalmának a kívánt tartalomtól való eltérésének vizsgálata (GAP analysis).
• A helyi kulcsfelhasználók oktatása. (Pre-education)
• Az adattárház struktúrája, valamint a rendszeres adat áttöltések megtervezése
• Az adattárház fizikai megvalósítása, az adatfeltöltési folyamat kialakítása: ETL (Extraction, Transformation and Loading)
• Jogosultsági rendszer kialakítása, a helyi adminisztrátor oktatása.
• Riportok, beszámolók készítése
• A rendszer tesztelése
• Éles indulás (GO LIVE)
• User coaching
• Technikai támogatás

Módszertani elemek

Az alábbiakban a módszertanunk néhány különleges elemét emeljük ki:

Elért eredmények megtartása, újrafelhasználása

• A meglévő elemek felhasználása jelentős költség és időcsökkenést jelent egy új rendszer bevezetésével szemben
• Kialakult betöltési procedúra, megbízható és stabil adatstruktúra
• A felhasználóknak nem kell új eszközt megtanulniuk
• A meglévő licenszek is felhasználhatók

Know-how átadása

A projektek során tanácsadóink minden rendelkezésünkre álló tudás és tapasztalat átadásában partnerek. E célt szolgálja a folyamatosan alakuló, fejlődő tudásbázisunk, mely különböző iparágakban felhasznált megoldásokat tartalmaz.

Glossary

Rendkívül fontosnak tartjuk, hogy a vállalat több területét érintő rendszer bevezetése során tisztázódjanak a közösen használt fogalmak. Ezt a célt szolgálja a fogalomtár. Itt az üzleti területek által megadott definíciók, vetítési kulcsok, számítási algoritmusok szerepelnek, mindenki számára elérhető módon. Használatával elkerülhetők a félreértések, javul az információáramlás.

User coaching

Tapasztalataink alapján a user coaching sajnos gyakran "mostohagyereknek" számít a projektek során. Pedig a komplex rendszerek mély ismerete csak a használat során szerezhető meg. Egy többdimenziós elemzés adott esetben egészen más eljárási módot igényelhet a hagyományos kimutatások Excel-ben történő rendszerezéséhez képest. Ezért fontos, hogy már a projekt során használatba vegyék a kulcs-felhasználók az eszközöket, mivel a kérdések nagy része csak ekkor fogalmazódik meg bennük. Tanácsadóink már a projekt implementációs fázisában is a felhasználók rendelkezésére állnak, az ismeretek minél hatékonyabb átadására törekedve. Nem csak az eszközök kezelését, hanem az új technológiából fakadó megközelítésbeli finomságokat, tapasztalatokat is megosztják a kulcsfelhasználókkal, elemzőkkel.

Egyéb módszertani elemek, projektvezetés

A részletes projektterv összeállításánál az alapot, melyre építkezünk az évek alatt kialakult módszertanunk által meghatározott lépések adják. A projektszervezet összeállításánal is bevált "sablonokat" használunk.

A projektterv összeállítását természetesen felmérés előzi meg. Itt nagy szerepe van a tanácsadók iparági tapasztalatainak és eszköz-ismeretének. Azért, hogy a lehető legkevesebb "rejtett" igény maradjon, a felmérés során gyakorlati bemutatókat (workshopokat) tartunk a kulcs-felhasználóknak, ahol megismerhetik az eszköz lehetőségeit és példákat láthatnak hasonló problémák megoldására. Sokszor tapasztaltuk már ugyanis, hogy ilyenkor rengeteg új ötlet és igény keletkezik.

A projekt sikerét nagyban befolyásolja, hogy a felsővezetés mennyire marad támogató az idő előrehaladtával. Tapasztalataink alapján szükséges minél gyakrabban (kb. 3 hetente) legalább részeredményeket publikálni, hogy az érdekődést és a bizalmat fent tudjuk tartani. Ezért rendkívül fontos a projekt terjedelmének helyes meghatározása és a projekt-fázisok időzítése. Ebben a szakaszban elkerülhetetlen a kompromisszumok megkötése, melyek azonban lehetővé teszik, hogy a fázisokat időben, a várt eredménnyel és erőforrás-ráfordítással le lehessen zárni.

A BI rendszerek bevezetése akkor lehet sikeres, ha kicsiben kezdünk és folyamatosan építkezünk a stabil alapokra. Túlzottan széles terjedelem a projekt első fázisaiban késlelteti az eredmények megszületését, amely azt vonhatja maga után, hogy mire azok végül megszületnek, az üzlet már "elment" mellettük. A leszállított termékek minden esetben lehetővé teszik, hogy később építkezni tudjunk rájuk, a rendszer bővítése lehetséges az indulás után is. Egy BI rendszert gyakorlatilag sohasem tekintünk "késznek", a változó üzlet a rendszer folyamatos finomítását, hangolását követeli meg. Célunk azonban, hogy ezeknek a változtatásoknak nagy részét Megrendelőink önállóan el tudják végezni.

A Funkcionális terv összeállításánál fel tudunk használni olyan múltbéli tapasztalatokat és termékeket, melyek segítségével nagyságrendekkel gyorsítható a munka.

Funkció priorizálás segíti a döntést, ha például adatminőségi, vagy egyéb okokból a terv szerint soron következő funkció megvalósításának kockázata megnő. Ilyenkor a prioritás alapján dönteni lehet a funkció megvalósítása, vagy későbbre halasztása mellett.

A Változáskezelés szintén az évek alatt kialakult folyamat és bejáratott dokumentumok alapján történik.

Élő dokumentumok:

Kevés olyan dokumentum van egy projekt életében, amelynek tartalma a projekt zárásakor 100%-osan érvényes volna. Ezen változások a projekt életében is kisebb-nagyobb jelentőségű változásokat hoznak, viszont jellegüktől függően csak kevés esetben vannak szigorúan formálisan dokumentálva (pl. a különböző üzleti területek tagjainak változásáról legtöbbször csak egy e-mail szokott szólni). Néhány ilyen változás után a projekt aktuális állapotáról csak a projekt menedzser tud kielégítő információt adni, az írott dokumentumok által szolgáltatott információk torzak és/vagy hiányosak, rosszabb esetben teljesen félrevezetők. Ezen állapot elkerülésére szolgál, ha a projekt változó információit tartalmazó dokumentumait "életben tartják" az értük felelős szereplők, azaz a változások azonnal (ill. rövid időn belül, praktikusan az adott hét végén) megjelennek egy újabb verziójukban.

lap tetejére

Copyright © 2004 BI Xpert
BiXPERT Kft. 2040 Budaörs, Szabadság út 301.   Tel: +36 23/802-600   Fax: +36 23/802-601   E-mail: info@bixpert.hu